VeriFactu: el momento de actuar es ahora
La adaptación de los sistemas de facturación supone un cambio de paradigma para empresas, autónomos y desarrolladores de software.
A partir de las fechas establecidas, ya no será suficiente con que un programa permita confeccionar e imprimir una factura. Los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Cada factura deberá dejar una huella. No será posible eliminarla, modificarla o sustituirla sin que el propio sistema conserve constancia de lo sucedido.
Aunque los últimos aplazamientos han concedido más tiempo a empresas y autónomos, ese margen no debería interpretarse como una invitación a esperar. Adaptar un sistema de facturación afecta a los programas, pero también a los procedimientos internos, la formación de las personas que facturan y la coordinación con la asesoría.
Dejarlo para el último momento incrementa el riesgo de errores, interrupciones y sanciones. El momento de comprobar si la empresa está preparada es ahora.
¿Cuándo será obligatorio adaptar los sistemas de facturación?
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprobó el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
Posteriormente, la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, desarrolló sus especificaciones técnicas y funcionales.
Después de diferentes modificaciones y aplazamientos, el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, fijó las siguientes fechas:
Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027.
El resto de los obligados tributarios incluidos en el reglamento, entre ellos los autónomos que desarrollen actividades económicas, deberán tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027.
Esto significa que, salvo una nueva modificación normativa, las sociedades deberán comenzar a utilizar un sistema adaptado desde el 1 de enero de 2027 y los autónomos desde el 1 de julio de ese mismo año.
Los desarrolladores y comercializadores de software tienen su propio calendario. Desde 2025 deben ofrecer productos plenamente adaptados, sin perjuicio del régimen específico aplicable a determinados contratos de mantenimiento plurianual.
El aplazamiento no debería convertirse en una nueva espera
La ampliación de los plazos ha generado una falsa sensación de tranquilidad.
Muchas empresas interpretaron que, al trasladarse la obligación a 2027, podían dejar de revisar sus sistemas. Sin embargo, la adaptación no siempre se resuelve instalando una actualización el día anterior.
Antes de la fecha límite será necesario:
Identificar todos los sistemas desde los que se generan facturas.
Confirmar si el programa está incluido en el ámbito del reglamento.
Obtener del proveedor la declaración responsable correspondiente.
Decidir qué modalidad utilizará la empresa.
Configurar las series y tipos de factura.
Revisar los permisos de los usuarios.
Comprobar cómo se rectifican o anulan los registros.
Adaptar plantillas y códigos QR.
Formar al personal.
Realizar pruebas antes de comenzar a facturar en el nuevo entorno.
Para las sociedades, la obligación coincidirá además con el inicio de un nuevo ejercicio y con un periodo habitualmente intenso para los departamentos administrativos y las asesorías.
Esperar hasta diciembre de 2026 implica concentrar decisiones, migraciones y formación en uno de los peores momentos posibles.
VeriFactu no es exactamente lo mismo que el reglamento de facturación
Aunque se utiliza habitualmente la expresión “normativa VeriFactu”, conviene distinguir dos conceptos.
El reglamento regula los sistemas informáticos de facturación —SIF— que utilizan empresarios y profesionales.
Dentro de ese marco existen dos modalidades de cumplimiento:
Sistema VERI*FACTU
En esta modalidad, los registros de facturación se remiten electrónicamente a la Agencia Tributaria de forma continuada, automática, consecutiva e inmediata.
La factura incorpora:
Un código QR.
La expresión “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
La remisión de los registros permite que la Agencia Tributaria reciba la información asociada a la factura y que su destinatario pueda comprobarla mediante el código QR.
Sistema no verificable o de conservación interna
La empresa puede optar por un sistema que no remita automáticamente los registros a la AEAT.
Sin embargo, no significa que pueda continuar utilizando cualquier programa antiguo. El sistema deberá cumplir requisitos adicionales de conservación, firma, registro de eventos, trazabilidad y seguridad.
Los registros tendrán que permanecer accesibles para su eventual aportación a la Administración tributaria.
Por tanto, lo obligatorio no es necesariamente enviar todas las facturas a Hacienda mediante VERI*FACTU. Lo obligatorio es utilizar un sistema que cumpla el reglamento.
La modalidad VERI*FACTU puede simplificar algunas exigencias técnicas y ofrecer una mayor automatización, mientras que la modalidad de conservación interna exige mantener controles adicionales. La elección debe realizarse atendiendo al funcionamiento real de cada empresa.
¿A quién afecta?
El reglamento se dirige, con carácter general, a empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para desarrollar sus procesos de facturación y que tributen mediante:
El Impuesto sobre Sociedades.
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas por rendimientos de actividades económicas.
El Impuesto sobre la Renta de no Residentes cuando actúen mediante establecimiento permanente.
Determinadas entidades en régimen de atribución de rentas cuando desarrollen actividades económicas.
La aplicación debe analizarse caso por caso, porque existen exclusiones y especialidades.
Entre otros supuestos, debe comprobarse si el contribuyente:
Está acogido al Suministro Inmediato de Información —SII—.
Se encuentra sometido a normativa foral.
Realiza operaciones respecto de las cuales no existe obligación de facturar.
Dispone de una autorización especial concedida por la Administración tributaria.
Expide todas sus facturas manualmente, sin utilizar un sistema informático de facturación.
También deben analizarse las actividades que desarrolla y la posible existencia de sectores sometidos a sistemas propios, como ocurre con los territorios forales.
¿Afecta VeriFactu a las empresas y autónomos de Canarias?
Sí. El hecho de que una empresa o un autónomo desarrolle su actividad en Canarias y repercuta IGIC, en lugar de IVA, no lo excluye por sí mismo del reglamento.
Las fechas y obligaciones se determinan principalmente por la condición tributaria del empresario o profesional y por el sistema informático utilizado para facturar.
Por tanto, las sociedades y autónomos canarios también deben analizar si sus programas:
Generan facturas completas o simplificadas.
Intervienen en la expedición de las facturas.
Permiten modificar o eliminar datos.
Se conectan con aplicaciones de ventas, reservas, comercio electrónico o terminales de punto de venta.
Cumplen los requisitos técnicos del reglamento.
La utilización del IGIC no convierte a Canarias en un territorio ajeno a VeriFactu.
No afecta únicamente al programa principal de contabilidad
Uno de los errores más frecuentes consiste en identificar el sistema de facturación exclusivamente con el programa contable.
En muchas empresas, las facturas se generan desde distintas aplicaciones:
Programas de facturación.
Sistemas de planificación empresarial —ERP—.
Terminales de punto de venta —TPV—.
Aplicaciones de reservas.
Programas de gestión hotelera.
Plataformas de comercio electrónico.
Sistemas de facturación recurrente.
Programas sectoriales.
Hojas de cálculo con funciones automatizadas.
Aplicaciones propias desarrolladas internamente.
Integraciones que generan facturas desde pedidos, albaranes o contratos.
La empresa deberá elaborar un inventario completo. Adaptar el programa contable carecerá de utilidad si parte de las facturas continúa generándose desde una aplicación auxiliar no conforme.
¿Qué requisitos debe cumplir el sistema?
El reglamento pretende impedir la utilización de programas que permitan ocultar ventas, llevar contabilidades paralelas o alterar facturas sin dejar rastro.
Los sistemas deberán garantizar:
Integridad: los registros deben mantenerse completos y protegidos frente a alteraciones indebidas.
Conservación: la información debe guardarse durante los plazos legalmente aplicables.
Accesibilidad: los registros deben poder consultarse y obtenerse cuando resulte necesario.
Legibilidad: la información tiene que poder interpretarse correctamente.
Trazabilidad: cada registro debe estar relacionado con el anterior mediante mecanismos de encadenamiento.
Inalterabilidad: una factura emitida no puede modificarse o eliminarse sin que quede constancia.
El programa deberá generar automáticamente un registro de facturación de alta al expedir cada factura. Cuando proceda corregir o anular información, deberá generarse el correspondiente registro sin borrar el historial anterior.
El sistema también deberá incorporar una huella digital o “hash” que vincule los registros y permita detectar alteraciones.
¿Qué cambia en las facturas?
Las facturas expedidas mediante los sistemas afectados incorporarán un código QR con parte de la información de facturación.
Cuando el sistema remita los registros a la Agencia Tributaria mediante la modalidad VERI*FACTU, la factura también deberá incluir la expresión:
“Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
Una factura generada por un sistema no verificable tendrá código QR, pero no podrá utilizar esa mención, porque sus registros no se envían inmediatamente a la AEAT.
La presencia del QR no convierte la factura en electrónica. Una factura en papel o en PDF puede incluirlo y continuar siendo una factura ordinaria a estos efectos.
¿Es lo mismo VeriFactu que la factura electrónica?
No.
Esta confusión es especialmente frecuente porque ambas reformas afectan a la facturación y a la digitalización empresarial.
VeriFactu regula fundamentalmente los requisitos que deben cumplir los sistemas utilizados para generar y conservar los registros de facturación.
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales deriva de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, y regulará la expedición, remisión y recepción electrónica de facturas entre empresas.
Podemos resumir la diferencia así:
VeriFactu o reglamento SIF: controla cómo se generan y protegen los registros de facturación.
Factura electrónica: regula el formato y el intercambio electrónico de las facturas entre empresas y profesionales.
Ambos proyectos terminarán relacionándose, pero tienen distinto fundamento normativo, calendario y finalidad. Adaptarse a uno no implica necesariamente haber cumplido el otro.
¿Puede seguir utilizándose una hoja de cálculo?
La respuesta depende del uso que se haga de ella.
Una hoja utilizada simplemente para realizar cálculos auxiliares o preparar información que después se introduce en otro sistema no tiene por qué constituir un sistema informático de facturación.
Sin embargo, si la hoja:
Recibe datos de facturación.
Procesa automáticamente esos datos.
Genera la factura.
Conserva la información de facturación.
Numera documentos o calcula sus importes.
podría quedar comprendida dentro del concepto de sistema informático de facturación.
Una hoja de cálculo convencional difícilmente podrá garantizar por sí sola la trazabilidad, inalterabilidad, encadenamiento y generación de registros que exige el reglamento.
Por ello, las empresas que facturan mediante Excel, Word, plantillas editables o programas desarrollados hace años deberían revisar cuanto antes su situación.
¿Y si la empresa expide las facturas manualmente?
El reglamento se refiere a los sistemas y programas informáticos que soportan procesos de facturación.
Una empresa que expida realmente todas sus facturas de forma manual, utilizando talonarios o documentos cumplimentados íntegramente a mano, puede quedar fuera de las exigencias técnicas aplicables a los sistemas informáticos.
Ahora bien, no basta con imprimir una plantilla y rellenar algún campo para considerar que la factura es manual. Si el proceso se apoya en un programa que introduce, procesa, numera o conserva los datos, puede existir un sistema informático de facturación.
Además, abandonar un programa y volver a la facturación manual no suele ser una alternativa razonable para empresas con cierto volumen de operaciones. Puede aumentar los errores, dificultar el control de series y perjudicar la gestión contable.
La declaración responsable del fabricante
Los productores y comercializadores deberán acompañar cada versión de su programa con una declaración responsable que acredite su conformidad con la normativa.
La declaración deberá identificar, entre otros extremos:
El sistema.
Su versión.
El fabricante o desarrollador.
Sus componentes.
Las funcionalidades incluidas.
La modalidad o modalidades de funcionamiento.
El cumplimiento del reglamento y de sus especificaciones técnicas.
No se trata de una homologación previa concedida individualmente por la Agencia Tributaria.
La responsabilidad inicial sobre la conformidad recae en el productor del sistema, que debe emitir y conservar la declaración. No obstante, el empresario o profesional también debe actuar diligentemente y comprobar que la versión que utiliza está debidamente respaldada.
Una promesa comercial genérica del tipo “estaremos preparados” no sustituye a la declaración responsable de la versión finalmente implantada.
El riesgo de esperar al último momento
Una adaptación tardía puede producir problemas que van mucho más allá de la eventual sanción.
Interrupciones en la facturación
Si el programa actual deja de ser válido y la empresa no dispone de una alternativa preparada, puede quedarse temporalmente sin un sistema regular para emitir facturas.
Eso puede retrasar cobros, dificultar la justificación de ingresos y generar conflictos con clientes.
Errores de numeración y series
La migración precipitada puede provocar duplicidades, saltos de numeración, series mal configuradas o fechas incorrectas.
Pérdida de información histórica
Cambiar de programa sin planificar la exportación y conservación de datos puede dejar facturas y registros antiguos inaccesibles.
Fallos en las integraciones
El programa de facturación puede estar conectado con tiendas online, reservas, bancos, TPV, control de existencias o contabilidad. Una actualización puede afectar a todo el circuito.
Falta de formación
Un sistema adaptado no evita errores si quienes lo utilizan desconocen cómo rectificar una factura, anular un registro o resolver una incidencia.
Dependencia del proveedor
Cuando miles de empresas intenten adaptarse simultáneamente, los proveedores pueden sufrir saturación. La disponibilidad de soporte técnico será más limitada cuanto más se aproxime la fecha obligatoria.
¿Significa el incumplimiento que la empresa no podrá operar?
No existe una clausura automática de la actividad por no haberse adaptado.
Sin embargo, desde la fecha obligatoria la empresa no podrá utilizar regularmente un sistema informático de facturación que incumpla los requisitos exigidos.
Si no dispone de un sistema conforme, tendrá que encontrar inmediatamente una alternativa válida para poder continuar facturando con seguridad jurídica.
Por eso, aunque técnicamente no se prohíba desarrollar la actividad, el efecto práctico puede ser grave: una empresa que no puede emitir correctamente sus facturas puede sufrir una interrupción relevante de su operativa.
La formulación más precisa sería, por tanto, la siguiente:
Las empresas y autónomos que utilicen un sistema informático no adaptado quedarán en situación de incumplimiento desde la fecha que les resulte aplicable y se expondrán a sanciones, además de a posibles interrupciones en su proceso de facturación.
Las sanciones pueden alcanzar importes muy elevados
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece un régimen sancionador específico para los sistemas informáticos que permiten llevar contabilidades distintas, omitir operaciones o alterar registros sin dejar constancia.
Entre otras consecuencias, la tenencia de sistemas informáticos que no estén debidamente certificados, cuando deban estarlo, o que hayan sido alterados puede sancionarse con 50.000 euros por cada ejercicio.
Para fabricantes, productores y comercializadores, la fabricación o comercialización de determinados sistemas contrarios a la normativa puede dar lugar a sanciones de 150.000 euros por ejercicio económico y por cada tipo de sistema.
Además, la falta de la correspondiente certificación o declaración responsable puede generar sanciones específicas por cada sistema comercializado.
No obstante, la sanción no debe presentarse como automática por cualquier incidencia menor. Será necesario analizar la conducta realizada, la norma incumplida, la responsabilidad del sujeto y las circunstancias del caso.
La existencia de sanciones tan elevadas confirma, en cualquier caso, que la selección y utilización del programa no debería tratarse como una simple decisión informática.
Qué deberían hacer ahora las empresas
La adaptación debería organizarse en varias fases.
1. Identificar quién factura y desde dónde
Debe elaborarse un inventario de todos los programas, aplicaciones, terminales, plataformas y hojas de cálculo que intervienen en la expedición de facturas.
2. Confirmar si la empresa está obligada
No todos los contribuyentes tienen la misma situación. Deben revisarse el impuesto por el que tributan, el territorio, la utilización del SII y las posibles exclusiones o autorizaciones.
3. Solicitar información escrita al proveedor
La empresa debería pedir:
Confirmación de que el programa se adaptará.
Versión concreta que cumplirá la normativa.
Fecha de disponibilidad.
Coste de la actualización.
Modalidades compatibles.
Declaración responsable.
Requisitos técnicos y de conexión.
Procedimiento para exportar y conservar la información.
4. Elegir entre VERI*FACTU y conservación interna
La elección no debe dejarse exclusivamente al proveedor. Conviene valorar la operativa, conectividad, volumen de facturas, nivel de control interno y coste de mantenimiento.
5. Revisar los procedimientos
Debe definirse cómo se realizarán:
Las altas.
Las rectificaciones.
Las anulaciones.
Las devoluciones.
Las facturas simplificadas.
Las operaciones con varias series.
Las facturas emitidas por terceros.
Las incidencias técnicas.
6. Coordinar la adaptación con la asesoría
El software debe generar información compatible con la contabilidad y las declaraciones tributarias. La adaptación técnica debería revisarse junto con el procedimiento fiscal y contable.
7. Formar a las personas usuarias
La formación debe efectuarse antes de la fecha obligatoria y abarcar situaciones reales, no únicamente la emisión de una factura ordinaria.
8. Realizar una prueba completa
Conviene comprobar todo el ciclo:
Emisión de la factura.
Generación del registro.
Incorporación del código QR.
Remisión o conservación.
Contabilización.
Rectificación.
Consulta posterior.
Qué debería preguntarle la empresa a su proveedor
Antes de considerar terminada la adaptación, debería obtener respuestas claras a estas preguntas:
¿La versión que utilizamos cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024?
¿Cuándo estará instalada y operativa?
¿El sistema permite utilizar VERI*FACTU, conservación interna o ambas modalidades?
¿Dónde está la declaración responsable de esta versión?
¿Cómo se generan los registros de alta y anulación?
¿Cómo se encadenan los registros?
¿Qué ocurre si falla Internet?
¿Cómo se recupera la información ante una avería?
¿Cómo se conservan y exportan los registros?
¿Qué cambios se producirán en nuestras facturas y series?
¿Cómo se integrará con la contabilidad y el resto de aplicaciones?
¿Qué soporte tendremos durante la puesta en marcha?
Si el proveedor no puede responder con precisión, la empresa todavía no debería considerar resuelta su adaptación.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu será obligatorio en 2026?
No para las empresas y autónomos como usuarios finales. Tras el aplazamiento aprobado en diciembre de 2025, las fechas generales se trasladaron a 2027.
Las sociedades deberán estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027.
¿Todas las empresas tienen que enviar sus facturas a Hacienda?
No necesariamente. La modalidad VERI*FACTU remite los registros de facturación a la AEAT, pero también existe una modalidad de conservación interna sometida a mayores controles técnicos.
¿VeriFactu sustituye a la factura electrónica?
No. Son obligaciones diferentes, aunque relacionadas.
¿Las facturas deberán llevar un código QR?
Las facturas expedidas mediante sistemas informáticos incluidos en el reglamento deberán incorporar el código QR en los términos establecidos por la normativa técnica.
¿Una factura con QR es siempre VERI*FACTU?
No. La diferencia está en que los sistemas VERI*FACTU remiten los registros a la AEAT y pueden incluir la expresión específica que identifica la factura como verificable.
¿Se pueden borrar las facturas emitidas por error?
No deben borrarse sin dejar rastro. La corrección deberá realizarse mediante el procedimiento correspondiente, conservando la trazabilidad del registro inicial.
¿Puede seguir utilizándose Excel?
Dependerá de su función concreta. Si interviene realmente en la generación automatizada de facturas, es probable que no cumpla por sí solo los requisitos del reglamento.
¿Afecta a quienes tributan por IGIC?
Sí. Estar establecido en Canarias y repercutir IGIC no supone, por sí solo, quedar excluido de la normativa sobre sistemas de facturación.
¿La AEAT certifica previamente cada programa?
No existe una homologación individual previa de cada aplicación. El productor deberá emitir una declaración responsable sobre el cumplimiento de cada versión.
¿Puede la empresa confiar únicamente en lo que le diga su proveedor?
La empresa puede apoyarse en su proveedor, pero debería solicitar confirmación escrita, comprobar la declaración responsable y verificar que utiliza la versión adecuada.
Conclusión: adaptarse no es instalar un programa, sino revisar todo el proceso
VeriFactu no constituye únicamente un cambio de software. Modifica la forma en la que las facturas se generan, rectifican, conservan y ponen a disposición de la Administración tributaria.
Los plazos pueden parecer todavía lejanos, pero las sociedades deberán comenzar 2027 con el sistema plenamente operativo. Eso obliga a completar antes la selección, instalación, migración, configuración, formación y prueba.
Esperar al último momento multiplica el riesgo de errores, bloqueos y dependencia de proveedores saturados. También puede dejar a la empresa utilizando un programa irregular desde la fecha obligatoria y exponerla a sanciones de elevada cuantía.
El momento de actuar es ahora.
No porque VeriFactu impida automáticamente continuar desarrollando una actividad, sino porque ninguna empresa debería llegar a 2027 sin saber si podrá emitir correctamente su primera factura.
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