Nueva norma de transparencia salarial: esto es lo que tienen que revisar las pymes
La transparencia salarial ha dejado de ser una cuestión reservada a las grandes empresas. Todas las empresas, con independencia de su tamaño, están obligadas desde hace años a respetar el principio de igualdad retributiva y a disponer de un registro salarial. La normativa europea y la reforma que prepara el Gobierno español pretenden dar ahora un paso más: que las personas trabajadoras puedan conocer mejor cómo se fijan sus salarios y que las empresas estén en condiciones de justificar objetivamente cualquier diferencia retributiva.
La nueva regulación no significa que todos los trabajadores tengan que cobrar lo mismo.
Tampoco obliga a publicar el salario individual de cada miembro de la plantilla. Lo que exige es que las diferencias salariales respondan a criterios objetivos, verificables y ajenos al sexo de la persona trabajadora.
Para las pymes, el cambio no debería abordarse como una obligación formal más. Supone revisar cómo se contrata, cómo se clasifican los puestos, cómo se asignan los complementos salariales y qué documentación conserva la empresa para explicar sus decisiones retributivas.
Una precisión previa: la reforma española todavía está en tramitación
La denominada nueva norma de transparencia salarial tiene su origen en la Directiva (UE) 2023/970, de 10 de mayo de 2023, cuyo plazo de transposición terminó el 7 de junio de 2026.
Sin embargo, el vencimiento de ese plazo no significa que todas las previsiones de la Directiva sean automáticamente exigibles, en los mismos términos, a cualquier empresa privada española.
España ya contaba con una regulación relativamente avanzada en esta materia, principalmente a través del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
En agosto de 2026 se publicó el proyecto de real decreto destinado a modificar esta última norma y avanzar en la transposición de la Directiva europea. En el momento de redactar este artículo, se trata todavía de una norma proyectada y pendiente de aprobación y publicación definitiva en el BOE.
Por tanto, debemos distinguir entre:
Las obligaciones que las empresas ya tienen actualmente.
Las novedades establecidas por la Directiva europea.
Las medidas concretas que propone incorporar el Gobierno español y que deberán confirmarse en el texto finalmente aprobado.
Esta distinción es especialmente importante para no confundir una recomendación preventiva con una obligación que ya pueda ser objeto de sanción.
¿Qué obligaciones salariales tienen ya todas las empresas?
Antes de analizar las novedades, conviene recordar que la transparencia retributiva no parte de cero.
Igual salario por un trabajo de igual valor
Todas las empresas deben pagar la misma retribución por la prestación de un trabajo de igual valor, sin que pueda producirse discriminación por razón de sexo.
Dos trabajos pueden considerarse de igual valor aunque tengan nombres diferentes cuando resulten equivalentes:
Las funciones o tareas desarrolladas.
Las condiciones educativas o profesionales exigidas.
La formación necesaria.
La responsabilidad asumida.
Las condiciones laborales en las que se presta el trabajo.
Los factores relacionados realmente con el desempeño.
No basta, por tanto, con comparar puestos que tengan la misma denominación. También debe analizarse su contenido efectivo.
Registro retributivo
Todas las empresas, aunque solo tengan una persona trabajadora, deben contar con un registro retributivo de su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
El registro debe recoger, desglosados por sexo:
La media aritmética de las retribuciones.
La mediana de las retribuciones.
El salario base.
Cada complemento salarial.
Las percepciones extrasalariales.
Los datos deben distribuirse por grupos profesionales, categorías, niveles, puestos o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.
El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural. También debe actualizarse cuando se produzca una modificación sustancial de los elementos que lo integran.
Por tanto, no es suficiente con elaborar una hoja de cálculo una sola vez y archivarla indefinidamente.
Consulta con la representación de los trabajadores
Cuando exista representación legal de las personas trabajadoras, esta debe ser consultada con una antelación mínima de diez días antes de elaborar o modificar el registro retributivo.
La empresa no necesita obtener su aprobación, pero sí realizar la consulta y poder acreditar que se ha efectuado correctamente.
Auditoría retributiva en empresas con plan de igualdad
Las empresas obligadas a disponer de un plan de igualdad deben incluir en él una auditoría retributiva.
Con carácter general, esta obligación afecta a las empresas de cincuenta o más personas trabajadoras, sin perjuicio de aquellos supuestos en los que el plan de igualdad sea obligatorio por convenio colectivo o como consecuencia de una resolución sancionadora.
La auditoría retributiva es más amplia que el registro salarial. Debe incorporar un diagnóstico, una valoración de los puestos de trabajo y un plan de actuación para corregir desigualdades no justificadas.
¿Qué pretende cambiar la nueva regulación?
La Directiva europea y el proyecto español refuerzan especialmente cuatro ámbitos: la contratación, la información de la plantilla, los criterios de fijación salarial y la detección de brechas retributivas.
Transparencia salarial antes de contratar
Una de las novedades más conocidas de la Directiva es el derecho de las personas candidatas a recibir información sobre la retribución inicial o la banda salarial correspondiente al puesto.
La información podrá facilitarse en la propia oferta de empleo o por otro medio antes de negociar el salario, de modo que la persona candidata pueda participar en el proceso con suficiente conocimiento.
Además, la Directiva establece que las empresas no podrán preguntar a los candidatos por los salarios percibidos en sus empleos actuales o anteriores.
La finalidad es evitar que una desigualdad salarial previa se traslade de una empresa a otra. Si la oferta se determina tomando como referencia lo que cobraba anteriormente el candidato, una situación de discriminación puede perpetuarse durante toda su carrera profesional.
También deberán utilizarse denominaciones de puestos y anuncios de empleo neutros desde la perspectiva de género y desarrollarse procesos de selección no discriminatorios.
Estas previsiones europeas requieren su correcta incorporación al ordenamiento español.
Mientras se completa la transposición, las pymes deberían anticiparse revisando:
Los modelos de ofertas de empleo.
Las preguntas utilizadas durante las entrevistas.
La existencia de bandas salariales para cada puesto.
Los criterios que permiten situar al candidato en un punto concreto de esa banda.
La utilización de denominaciones profesionales neutras.
Los salarios no deberían depender únicamente de una negociación individual
Muchas pymes determinan las retribuciones mediante decisiones sucesivas adoptadas caso por caso. Se pacta una cantidad al contratar y posteriormente se conceden mejoras cuando una persona las solicita, recibe otra oferta o amenaza con abandonar la empresa.
Esta forma de actuar puede generar diferencias difíciles de justificar, incluso cuando la empresa nunca haya tenido intención de discriminar.
La negociación individual no está prohibida. El problema aparece cuando las diferencias resultantes no pueden explicarse mediante factores objetivos como:
La experiencia relevante.
La formación requerida para el puesto.
La responsabilidad asumida.
La complejidad de las funciones.
La consecución de objetivos previamente definidos.
La disponibilidad o condiciones especiales del puesto.
La antigüedad, cuando se aplique de manera coherente.
El rendimiento medido con criterios verificables.
La antigüedad, la confianza personal o la capacidad negociadora no deberían convertirse en explicaciones automáticas. La empresa debe poder demostrar que el criterio utilizado es legítimo, necesario, proporcional y aplicado de forma uniforme.
Derecho de las personas trabajadoras a conocer los criterios salariales
La nueva regulación refuerza el derecho de la plantilla a conocer los criterios utilizados para determinar las retribuciones y los niveles salariales aplicables.
Esto no significa que la empresa deba revelar cuánto cobra cada compañero. La información debe facilitarse de forma agregada, protegiendo los datos personales.
El proyecto español prevé reconocer el derecho a solicitar y recibir por escrito:
El nivel retributivo individual de la persona solicitante.
Los niveles retributivos medios de quienes realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.
El desglose de esa información por sexo.
La respuesta deberá proporcionarse, de acuerdo con la regulación proyectada y con la Directiva, en un plazo máximo de dos meses.
Además, la Directiva exige informar anualmente a la plantilla de la existencia de este derecho y del procedimiento para ejercerlo.
Para prepararse, las pymes deberían disponer de un procedimiento interno que determine:
Quién recibe la solicitud.
Qué datos deben comprobarse.
Cómo se calcula la información agregada.
Quién autoriza la respuesta.
Cómo se evita identificar indirectamente a otra persona trabajadora.
Cómo se acredita la fecha de recepción y contestación.
Improvisar cuando llegue la primera solicitud puede provocar errores laborales y también problemas de protección de datos.
Criterios objetivos para fijar el salario y la progresión profesional
La empresa deberá poder explicar los criterios utilizados para fijar los niveles salariales.
En las empresas de cincuenta o más trabajadores, el proyecto español también contempla facilitar los criterios de progresión retributiva, es decir, las condiciones que permiten avanzar hacia un nivel salarial superior.
Por ejemplo, debería poder explicarse:
Qué competencias diferencian un nivel profesional de otro.
Qué formación o experiencia se exige.
Qué responsabilidades justifican una mayor retribución.
Cómo se evalúa el rendimiento.
Cómo se accede a incentivos, bonus o comisiones.
Qué condiciones determinan una promoción salarial.
Los conceptos excesivamente abiertos —como “confianza”, “compromiso”, “disponibilidad” o “implicación”— son especialmente delicados si no están definidos y documentados. Su aplicación subjetiva puede ocultar sesgos o dificultar la defensa de la empresa ante una reclamación.
Mayor control de complementos, variables y retribuciones en especie
Las diferencias salariales no suelen encontrarse únicamente en el salario base. Con frecuencia aparecen en:
Complementos personales.
Incentivos por objetivos.
Comisiones.
Horas extraordinarias.
Disponibilidad.
Dietas y percepciones extrasalariales.
Vehículos de empresa.
Seguros médicos.
Planes de pensiones.
Retribuciones en especie.
Mejoras voluntarias.
Por ello, la revisión no puede limitarse a comprobar las tablas salariales del convenio colectivo.
La empresa debe analizar quién percibe cada concepto, cuál es su cuantía y qué criterio determina su concesión. También debe comprobar si los sistemas de incentivos perjudican indirectamente a quienes disfrutan de permisos, reducciones de jornada o medidas de conciliación.
¿Qué ocurre si existe una diferencia salarial?
Una diferencia retributiva entre mujeres y hombres no implica necesariamente discriminación. Puede existir una causa objetiva y legítima que la justifique.
Lo determinante es que la empresa pueda identificarla y acreditarla.
El artículo 28.3 del Estatuto de los Trabajadores exige actualmente que las empresas de cincuenta o más trabajadores incorporen al registro una justificación cuando el promedio o la mediana de las retribuciones totales de las personas de un sexo sea superior al del otro en un 25 % o más.
Sin embargo, ese porcentaje no constituye una tolerancia legal. Una diferencia inferior al 25 % también puede ser discriminatoria y originar una reclamación.
La Directiva europea introduce otro umbral con una finalidad distinta: las empresas obligadas a informar sobre la brecha deberán realizar una evaluación retributiva conjunta cuando exista una diferencia media de al menos el 5 % en alguna categoría, no pueda justificarse mediante criterios objetivos y neutros y tampoco se corrija dentro del plazo establecido.
Por tanto, no deben confundirse ambos porcentajes:
El 25 % actualmente previsto en España activa una obligación específica de justificación en determinadas empresas.
El 5 % de la Directiva se vincula a una evaluación conjunta cuando concurren, además, otras condiciones.
Ninguno de los dos porcentajes convierte automáticamente una diferencia en discriminatoria ni permite ignorar las diferencias inferiores.
Nuevas obligaciones de información para empresas de cincuenta o más trabajadores
La Directiva europea establece obligaciones periódicas de información sobre la brecha salarial para empresas con cien o más trabajadores. El proyecto español pretende ampliar esta obligación a las empresas de cincuenta o más personas trabajadoras.
Según el texto proyectado:
Las empresas de 250 o más trabajadores informarían anualmente.
Las empresas de 50 a 249 trabajadores lo harían cada tres años.
La información se remitiría a la futura Comisión para el Seguimiento de la Transparencia Retributiva e incluiría datos estadísticos sobre la brecha salarial, componentes variables, distribución de mujeres y hombres por niveles retributivos y diferencias existentes dentro de las categorías de trabajos iguales o de igual valor.
El calendario será progresivo y deberá confirmarse cuando se publique la norma definitiva.
Las empresas próximas al umbral de cincuenta personas trabajadoras deberían revisar con especial atención el sistema utilizado para computar su plantilla. No es recomendable esperar a superar el límite para empezar a ordenar los datos.
La carga de la prueba puede desplazarse hacia la empresa
Uno de los aspectos más relevantes de la Directiva afecta a la posición procesal de la empresa.
Cuando una persona trabajadora aporte indicios de discriminación salarial, corresponderá normalmente a la empresa demostrar que no se ha producido esa discriminación.
La Directiva refuerza esta consecuencia cuando el empleador haya incumplido sus obligaciones de transparencia: en esos casos, la empresa puede quedar obligada a probar que su política retributiva no es discriminatoria, salvo incumplimientos manifiestamente involuntarios y de carácter menor.
La ausencia de documentación puede convertirse así en un problema tan importante como la propia diferencia salarial.
Una empresa puede haber actuado por razones legítimas, pero encontrarse con serias dificultades para defenderse si no conserva:
Las descripciones de los puestos.
Las valoraciones realizadas.
Los criterios de contratación.
Las evaluaciones de desempeño.
Los objetivos asociados a incentivos.
Las decisiones de promoción.
Las razones que justifican complementos o mejoras salariales.
¿Qué deberían revisar ahora las pymes?
Las empresas no necesitan esperar a la aprobación definitiva para realizar una revisión preventiva. Muchas de las medidas recomendables responden a obligaciones que ya están vigentes.
1. Comprobar el registro retributivo
Debe verificarse que exista, corresponda al último periodo anual, incluya toda la plantilla y desglose correctamente los diferentes conceptos retributivos.
2. Revisar la clasificación profesional
Los grupos y categorías del convenio no siempre reflejan las funciones realmente realizadas. Conviene comparar las descripciones formales con el contenido efectivo de cada puesto.
3. Identificar trabajos de igual valor
No deben compararse únicamente puestos idénticos. Es necesario valorar funciones, conocimientos, responsabilidad, esfuerzo y condiciones laborales mediante criterios objetivos y neutros.
4. Analizar las diferencias salariales
La revisión debe abarcar salario base, complementos, incentivos, percepciones extrasalariales y retribuciones en especie. Cada diferencia relevante debería tener una explicación documentada.
5. Definir bandas salariales
Aunque la empresa no esté obligada todavía a publicarlas en las ofertas, establecer intervalos retributivos coherentes ayuda a ordenar las contrataciones y evitar decisiones arbitrarias.
6. Revisar los procesos de selección
Conviene eliminar preguntas sobre el salario anterior, utilizar denominaciones neutras y establecer criterios objetivos para determinar la oferta económica.
7. Documentar promociones y aumentos
Las mejoras salariales deberían relacionarse con criterios conocidos: experiencia, competencias, responsabilidad, rendimiento u objetivos medibles.
8. Preparar un procedimiento de información
La empresa debe saber cómo responderá a una solicitud salarial sin revelar indebidamente datos personales de terceros.
9. Revisar el plan de igualdad y la auditoría retributiva
Las empresas obligadas a disponer de un plan de igualdad deben comprobar su vigencia, registro, contenido y adecuación de la auditoría retributiva.
10. Coordinar nóminas, recursos humanos y asesoría laboral
La información puede encontrarse repartida entre diferentes departamentos o proveedores. La revisión exige conectar los datos de nóminas con las funciones reales, las decisiones organizativas y las políticas de contratación.
Errores frecuentes que deberían evitarse
Entre los errores más habituales encontramos:
Pensar que el registro salarial solo es obligatorio a partir de cincuenta trabajadores.
Confundir registro retributivo con auditoría retributiva.
Incluir únicamente el salario base.
Excluir a directivos o altos cargos.
No actualizar el registro cada año.
Comparar únicamente puestos con la misma denominación.
Utilizar categorías profesionales que no coinciden con las funciones reales.
Justificar diferencias mediante expresiones genéricas o subjetivas.
No documentar las decisiones salariales individuales.
Entregar datos que permitan identificar el salario de otra persona.
Considerar que una brecha inferior al 25 % nunca puede ser discriminatoria.
Presentar como plenamente vigente una reforma que todavía está en tramitación.
Preguntas frecuentes sobre transparencia salarial
¿Todas las pymes tienen que disponer de un registro retributivo?
Sí. La obligación afecta a todas las empresas, con independencia de su número de trabajadores. Debe incluir a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
¿Hay que publicar el salario individual de cada trabajador?
No. La transparencia retributiva no supone divulgar públicamente los salarios individuales. La información comparativa se facilita de manera agregada y debe respetar la normativa de protección de datos.
¿Es obligatorio indicar el salario en todas las ofertas de empleo?
La Directiva reconoce el derecho del candidato a conocer la retribución inicial o la banda salarial antes de negociar. La concreción de esta obligación en España dependerá de su transposición definitiva. No obstante, comenzar a definir y comunicar bandas salariales es una medida preventiva recomendable.
¿Se puede preguntar cuánto cobraba el candidato en su empleo anterior?
La Directiva establece la prohibición de preguntar por el historial retributivo. Las empresas deberían retirar ya esta pregunta de sus formularios y entrevistas, aunque la incorporación completa de la medida al Derecho español deba confirmarse en la normativa definitiva.
¿Una diferencia salarial del 25 % implica automáticamente discriminación?
No. En empresas de cincuenta o más trabajadores obliga actualmente a incorporar una justificación al registro retributivo, pero la existencia de discriminación dependerá de si la diferencia responde o no a razones objetivas y ajenas al sexo.
¿Una diferencia inferior al 25 % puede ser discriminatoria?
Sí. El porcentaje del 25 % no constituye un margen permitido. Cualquier diferencia carente de justificación objetiva puede ser cuestionada.
¿Es lo mismo el registro salarial que la auditoría retributiva?
No. El registro contiene información estadística sobre las retribuciones y resulta obligatorio para todas las empresas. La auditoría analiza las causas de las diferencias e incluye un plan de actuación; se integra en los planes de igualdad.
¿Las empresas con menos de cincuenta trabajadores quedarán al margen?
No. Aunque algunas obligaciones de información periódica se vinculen al tamaño de la plantilla, el principio de igualdad retributiva, el registro salarial y buena parte de los derechos de transparencia afectan también a las empresas pequeñas.
¿Puede justificarse una diferencia por el rendimiento?
Sí, siempre que el rendimiento se mida mediante criterios objetivos, conocidos y aplicados de manera coherente. Una simple valoración subjetiva de la dirección difícilmente ofrecerá la misma seguridad jurídica.
¿Qué sucede si la empresa no conserva documentación?
La falta de documentación puede dificultar seriamente su defensa. Ante indicios de discriminación, la empresa deberá acreditar que la diferencia responde a factores legítimos y neutros.
La transparencia salarial obliga a revisar cómo se toman las decisiones
La nueva regulación no se limita a exigir otra hoja de cálculo. Obliga a las empresas a revisar la arquitectura de sus retribuciones.
El principal riesgo para muchas pymes no reside en una discriminación deliberada, sino en la acumulación de decisiones individuales adoptadas durante años sin un criterio común: salarios negociados de forma diferente, complementos personales sin motivación escrita, funciones que evolucionaron sin actualizar la categoría profesional o incentivos concedidos de manera informal.
La mejor forma de prepararse consiste en convertir esas decisiones en un sistema coherente, objetivo y documentado.
Antes de publicar una nueva oferta, negociar un aumento o conceder un complemento, la empresa debería poder responder a tres preguntas:
¿Qué criterio justifica esta retribución?
¿Se ha aplicado el mismo criterio a puestos equivalentes?
¿Podríamos acreditarlo documentalmente ante una reclamación o una actuación de la Inspección de Trabajo?
Si la respuesta no es clara, existe una política retributiva que conviene revisar.
Conclusión
La transparencia salarial ya no puede entenderse como una obligación exclusiva de las grandes compañías.
Todas las pymes deben disponer actualmente de un registro retributivo y garantizar la igualdad salarial por trabajos de igual valor. La normativa europea y el proyecto español amplían la transparencia durante la contratación, refuerzan el derecho de información de la plantilla y exigen una mayor capacidad para justificar las diferencias salariales.
Aunque la reforma española todavía debe aprobarse definitivamente, esperar a su publicación puede dejar poco margen para adaptar descripciones de puestos, bandas salariales, procesos de selección y sistemas de promoción.
La prioridad no debería ser únicamente elaborar documentos, sino comprobar que la política retributiva de la empresa responde a criterios objetivos, coherentes y demostrables. Porque, en materia salarial, lo que no se define y documenta termina siendo mucho más difícil de justificar.
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