Los diez errores fiscales más frecuentes en el alquiler y subarrendamiento de despachos profesionales

Compartir oficinas es una práctica cada vez más habitual entre abogados, asesores fiscales, arquitectos, psicólogos, fisioterapeutas, médicos y otros muchos profesionales.

Sin embargo, una cuestión que aparentemente parece sencilla puede esconder importantes consecuencias fiscales.

No tributa igual el propietario que alquila directamente un despacho, el profesional que subarrienda parte de la oficina que previamente tiene arrendada o la sociedad que explota un centro de negocios o un espacio de coworking.

Para una asesoría fiscal poder Identificar correctamente la naturaleza jurídica de la operación resulta esencial para determinar la tributación en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades, las retenciones aplicables, la repercusión del IVA o del IGIC y el derecho a deducir el impuesto soportado.

La mayoría de las incidencias fiscales que se producen en esta materia no obedecen a operaciones especialmente complejas, sino a una incorrecta identificación de la naturaleza jurídica del contrato.

En la práctica profesional se repiten una y otra vez los mismos errores.

Conocerlos constituye la mejor forma de evitarlos.

Error nº 1. Creer que todos los alquileres de despachos tributan igual

Es probablemente el error más frecuente.

No todas las operaciones responden a la misma realidad jurídica.

No produce las mismas consecuencias fiscales:

• el propietario que alquila directamente un despacho;

• el profesional que subarrienda parte de la oficina que previamente tiene arrendada;

• la sociedad que explota un centro de negocios;

• la empresa que gestiona un espacio de coworking.

Cada una de estas situaciones exige un análisis tributario propio.

Pretender aplicar una única solución a todas ellas constituye el origen de numerosos errores posteriores.

Error nº 2. Confundir el arrendamiento con el subarrendamiento

Muchos contribuyentes utilizan ambos conceptos como si fueran sinónimos.

No lo son.

En el arrendamiento existe una relación directa entre el propietario y el arrendatario.

En el subarrendamiento quien cede el uso del despacho es el propio arrendatario.

Esta diferencia resulta decisiva porque la Ley del IRPF atribuye, con carácter general, una distinta naturaleza a las rentas obtenidas en uno y otro supuesto.

Antes de analizar cualquier consecuencia tributaria debe identificarse correctamente cuál es la figura jurídica existente.

Error nº 3. Pensar que basta con incluir internet, electricidad o limpieza para que deba utilizarse el modelo 123

La consulta vinculante V1092-24 ha dado lugar a numerosas interpretaciones simplificadas.

Sin embargo, la Dirección General de Tributos no afirma que la mera existencia de suministros o servicios adicionales transforme automáticamente el régimen de retenciones.

La verdadera cuestión consiste en determinar:

• si existe un arrendamiento o un subarrendamiento;

• cuál es la naturaleza fiscal de las rentas obtenidas conforme a la Ley del IRPF;

• y si concurre o no una actividad económica.

Solo después podrá determinarse el régimen de retenciones aplicable.

Los servicios adicionales podrán tener relevancia, especialmente en el ámbito del IVA o del IGIC, pero no constituyen por sí solos el criterio determinante para decidir entre los distintos modelos de retención.

Error nº 4. Confundir el IRPF con el IVA o con el IGIC

Otro error muy habitual consiste en trasladar automáticamente al IVA o al IGIC las conclusiones alcanzadas en el IRPF.

Cada impuesto responde a una lógica diferente.

En el IRPF se califican las rentas obtenidas por el contribuyente.

En el IVA y en el IGIC se analiza la prestación de servicios realizada por un empresario o profesional.

Por ello, una misma operación puede generar:

• rendimientos del capital mobiliario en el IRPF;

• y, simultáneamente, una prestación de servicios sujeta y no exenta del IVA o del IGIC.

No existe contradicción alguna.

Simplemente estamos contemplando la operación desde impuestos distintos.

Error nº 5. Creer que cambiar el nombre del contrato modifica la tributación

En ocasiones se sustituyen expresiones como:

• arrendamiento;

• subarrendamiento;

• licencia de uso;

• coworking;

• cesión de instalaciones.

Con la intención de obtener un tratamiento fiscal diferente.

Sin embargo, la Administración tributaria y los tribunales no se limitan a leer el título del contrato.

Analizan su verdadero contenido económico.

Si la realidad permanece inalterada, también permanecerá inalterada la tributación.

La forma nunca puede prevalecer sobre la sustancia económica de la operación.

Error nº 6. Facturar incorrectamente el IVA o el IGIC

Es relativamente frecuente encontrar facturas en las que:

• no se repercute el impuesto cuando resulta obligatorio;

• se aplica un tipo impositivo incorrecto;

• se excluyen de la base imponible conceptos que deberían integrarse en ella;

• o se calcula erróneamente la retención antes de determinar la cuota del impuesto.

Estos errores suelen provocar regularizaciones tanto para quien emite la factura como para quien pretende deducirse el impuesto soportado.

Una correcta facturación constituye el primer requisito para evitar contingencias fiscales posteriores.

Error nº 7. Suponer que todo profesional puede deducirse el IVA o el IGIC soportado

La deducibilidad del impuesto no depende únicamente de haber soportado correctamente el IVA o el IGIC.

Será necesario comprobar, además, que el destinatario desarrolla una actividad que genera derecho a deducción.

Así, mientras un abogado, un economista o un asesor fiscal podrán deducir normalmente las cuotas soportadas en la medida en que afecten a su actividad, determinados profesionales sanitarios o educativos que realizan operaciones exentas pueden ver limitado o incluso excluido ese derecho.

La deducción exige siempre un análisis individualizado de la actividad desarrollada.

Error nº 8. No analizar si existe una verdadera actividad económica

La existencia de una actividad económica no puede presumirse.

Tampoco puede descartarse automáticamente.

Cuando un profesional subarrienda ocasionalmente un despacho, la situación no será necesariamente la misma que la de una empresa que explota de forma organizada un centro de negocios con personal, recepción, medios materiales y numerosos clientes.

La organización de la actividad, la existencia de medios personales y materiales y la realidad económica del negocio pueden resultar determinantes para calificar correctamente las rentas.

Error nº 9. Ignorar la doctrina del Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre prestaciones accesorias

Muchos conflictos tributarios tienen su origen en analizar separadamente conceptos que, desde un punto de vista económico, forman parte de una única operación.

La jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha establecido que las prestaciones accesorias siguen, normalmente, el régimen de la prestación principal cuando no constituyen para el cliente un fin en sí mismas.

Olvidar este criterio puede conducir a una incorrecta determinación de la base imponible del IVA o del IGIC y a una interpretación errónea de contratos propios de los centros de negocios y de los espacios de coworking.

Error nº 10. Intentar aplicar soluciones automáticas a operaciones que exigen un análisis individual

Quizá este sea el error que resume todos los anteriores.

La tributación del alquiler y subarrendamiento de despachos no admite respuestas universales.

Pequeñas diferencias en el contrato, en la identidad de las partes, en la organización de la actividad o en los servicios realmente prestados pueden modificar sustancialmente el tratamiento tributario.

Por ello, antes de decidir:

• cómo debe emitirse la factura;

• si procede practicar retención;

• cuál es el régimen aplicable en el IRPF;

• o cómo debe tributarse en el IVA o en el IGIC,

resulta imprescindible analizar conjuntamente todas las circunstancias del caso.

Reflexión final

La principal enseñanza que deja este estudio es que la fiscalidad del alquiler y subarrendamiento de despachos profesionales no puede resolverse mediante fórmulas simplificadas ni aplicando reglas automáticas.

El método correcto consiste en seguir siempre el mismo orden:

1. Identificar la verdadera naturaleza civil de la operación.

2. Calificar las rentas conforme a la Ley del IRPF.

3. Determinar las obligaciones de retención que correspondan.

4. Analizar de forma independiente la tributación en el IVA o en el IGIC.

5. Aplicar, cuando resulte necesario, la doctrina del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y del Tribunal Supremo sobre prestaciones principales y accesorias.

Solo respetando esa secuencia será posible alcanzar una solución técnicamente correcta y evitar errores que, en muchos casos, únicamente se ponen de manifiesto cuando la Administración tributaria inicia un procedimiento de comprobación.

Más allá de la elección entre el modelo 115 o el modelo 123, entre el IVA o el IGIC, o entre un arrendamiento y un subarrendamiento, la verdadera clave reside en comprender que el Derecho tributario exige analizar cada operación desde su auténtica realidad jurídica y económica.

Ese es el criterio que inspira la normativa vigente, la doctrina administrativa y la jurisprudencia más reciente, y también el que debe guiar la actuación de cualquier empresario, profesional o asesor que pretenda aplicar correctamente el régimen fiscal del alquiler de despachos profesionales.